Si vous travaillez avec des documents numériques, vous aurez remarqué qu’il arrive parfois qu’il y ait des incompatibilités avec les formats et que les informations que vous avez envoyées ou reçues n’apparaissent pas toujours comme elles le devraient. Pour éviter que cela ne se produise, il existe des fichiers au format universel : les PDF. Si vous voulez apprendre à les créer et connaître toutes leurs applications, ainsi que profiter de leurs avantages, comme compresser un PDF, l’éditer ou définir un mot de passe, continuez simplement à lire.
Qu’est-ce qu’un PDF et à quoi sert-il ?
PDF signifie Portable Document Format ou Portable Document Format. Ou ce qui revient au même, il s’agit d’un type de document numérique qui, de par ses caractéristiques, est entièrement compatible avec n’importe quel appareil, quel que soit le logiciel, le matériel ou le système d’exploitation utilisé.
Ses origines remontent au début des années 90, lorsqu’il était prévu que tout document puisse être visualisé, imprimé ou envoyé en version électronique. Aujourd’hui, il s’agit d’un format de fichier standard universellement accepté et ouvert, reconnu par l’Organisation internationale de normalisation (ISO).
Concernant leur finalité, les PDF peuvent stocker tout type de document traditionnel ou interactif. Comme nous le verrons plus tard, des présentations, des livres électroniques, des graphiques ou des catalogues, entre autres, sont inclus.
Caractéristiques d’un PDF
La caractéristique la plus notable de ces fichiers est qu’ils sont créés à partir d’un autre document. Autrement dit, contrairement à d’autres, tels que les fichiers Microsoft Word, ils ne sont pas ouverts vides et du contenu est ajouté. Le PDF serait créé à partir dudit fichier Word, en l’enregistrant ou en l’exportant tel quel.
Les autres fonctionnalités sont les suivantes :
Capacité de compression
Certains documents sont utilisés pour être ajoutés aux pages Web. Cependant, s’ils sont longs, leur poids sera élevé et ils rendront le chargement du site plus difficile, ce qui peut amener les visiteurs à quitter le site avant de l’avoir consulté. Avec la compression d’un PDF , ce problème disparaît, puisqu’en compressant le PDF, il est possible de maintenir une qualité élevée.
Multi plateforme
En plus de pouvoir être visualisés avec n’importe quel système d’exploitation, les documents imprimés peuvent également être numérisés pour être convertis dans ce format.
Maintien des caractéristiques d’origine
L’apparence du document est conservée et ni la structure ni le contenu ne sont modifiés. Quelque chose de commun avec d’autres formats en fonction de la version utilisée et de la compatibilité, qui fait que les images changent de place et que les informations semblent désorganisées.
Sécurité
Les PDF peuvent être cryptés et protégés par mot de passe afin que le document ne puisse pas être copié ou modifié sans autorisation. Il est également possible d’incorporer la signature électronique.
Moins d’espace de stockage
Un autre avantage de pouvoir compresser un PDF est que l’espace qu’il occupera sur le stockage sur disque sera bien moindre. Cela facilite également l’expédition.
Quel peut être le contenu des PDF ?
Le contenu d’un PDF dépendra du sujet qui y est présenté. Cependant, une série d’éléments apparaissent généralement, qui sont les suivants.
– Qualification. Il s’agit de la première référence au sujet traité, elle sera donc claire et précise.
– Introduction. Il s’agit d’un bref résumé détaillant les aspects les plus importants qui seront abordés dans le document. Il doit permettre une compréhension globale en quelques phrases.
– Sous-titre. Les sous-titres apparaîtront tout au long du PDF pour diviser le contenu en points. Ainsi, la visualisation est plus claire et la compréhension est également plus facile.
– Corps. Le corps est l’information précieuse que le document lui-même offre, expliquée en détail. Il est généralement accompagné des éléments que nous verrons ci-dessous.
– Images. Les images sont la représentation visuelle du texte qu’elles accompagnent et cherchent à en clarifier le contenu. Ils peuvent inclure des graphiques, des captures d’écran, des photographies, etc.
– Vidéos. Les vidéos sont des séquences d’images avec du son et gagnent en popularité par rapport aux précédentes, car elles sont plus éducatives et divertissantes, même si leur poids est plus important ; d’où l’importance de compresser un PDF.
– Des sons. Ce sont des fichiers audio sans images ; utile pour expliquer l’information sans augmenter le poids.
– Liens. Les liens sont des hyperliens insérés dans le texte et qui redirigent vers une autre page Web ou une source externe. Ils sont également utilisés pour compléter ou élargir les informations.
– Marqueurs. Les signets sont des liens vers un texte représentatif qui sont utilisés pour faciliter la navigation dans le document, dirigeant directement vers chaque section du document.
– Conclusion. La conclusion est la dernière partie du document, où les idées les plus pertinentes de l’exposition sont rappelées pour récapituler.
Quels types de contenu peuvent être créés en PDF ?
Comme nous l’avons vu, les PDF s’adaptent à tous types de fichiers, qu’ils soient papier et numérisés ou un autre format numérique. De cette manière, une grande variété de documents ayant des objectifs multiples peuvent être préparés. Les plus courants sont les suivants :
Livres électroniques
Les eBooks sont des livres au format électronique ou numérique, conçus pour être lus à partir d’un appareil électronique. Actuellement, c’est également le nom des longs documents qui sont téléchargés sur une page Web et que les utilisateurs peuvent télécharger en saisissant un e-mail. Comme son poids est supérieur à celui d’un article courant, et comme nous l’avons expliqué, il est important de compresser un PDF de ce type.
Papier blanc
Les livres blancs sont des documents écrits qui comprennent une multitude de données et de statistiques sur un sujet spécifique. Grâce à leur profil technique, ils apportent une valeur ajoutée à l’utilisateur et l’aident à comprendre le contenu, à trouver des solutions et à prendre une décision.
Portefeuilles
Les portfolios sont des présentations numériques claires et accessibles des meilleurs travaux d’une personne ou d’une entreprise, pour mettre en valeur leur marque numérique et faciliter les collaborations.
Catalogues
Les catalogues sont des outils multimédias et très dynamiques qui présentent en détail les produits et services d’une entreprise.
Journaux
Les magazines sont des publications présentant les mêmes caractéristiques que les publications papier traditionnelles, mais avec la différence qu’il s’agit de fichiers numériques hébergés sur Internet.
Journaux
Ce sont des moyens de communication directs, à caractère informatif et au contenu véridique et objectif. Face au déclin de ceux réalisés sur papier, la possibilité de compresser un PDF en fait une alternative de plus en plus courante pour la lecture à partir d’appareils électroniques.
Matériel pédagogique
Ce sont tous les contenus didactiques que les enseignants utilisent pour donner des cours et transmettre des connaissances. Grâce aux PDF, des documents de toutes sortes peuvent être distribués et faciles à transporter.
Comment créer un PDF sans télécharger d’applications ?
Un autre avantage des PDF que nous n’avons pas évoqué est qu’ils peuvent être obtenus sans avoir à télécharger d’application ou de logiciel. Et comment pouvez-vous le faire ?
1. Accédez à Google Drive -> Créer un nouveau document vierge
Connectez-vous à votre compte et accédez à Google Drive. Sur la gauche et en haut, allez à l’endroit où il est indiqué Nouveau et créez un document Google vierge.
2. Choisissez un sujet pertinent pour vos utilisateurs
Idéalement, vous avez déjà une idée du sujet que vous souhaitez aborder, qui correspond à l’endroit où il apparaîtra ou sera montré, comme sur votre blog ou lors d’une présentation publique.
3. Créez la structure à suivre
Il développe l’ensemble du sujet en différentes sections, qui facilitent la compréhension et incluent tous les points pertinents.
4. Rédigez le contenu
Une fois le guide terminé, commencez à remplir chacun des sous-titres avec le contenu.
5. Ajoutez des images pour étayer les informations
Pour rendre les informations visuellement plus légères et plus faciles à comprendre, ajoutez des images ou l’un des contenus mentionnés ci-dessus.
6. Donnez un nom de fichier pertinent
Lorsque vous avez terminé, allez en haut où il est indiqué Document sans titre et cliquez pour le remplacer par un document approprié et lié au contenu.
7. Ajoutez une description
Si vous le souhaitez, utilisez l’option Résumé qui apparaît dans le panneau de gauche. Ici, vous pouvez saisir une brève description du contenu.
8. Téléchargez le fichier PDF
Allez dans Fichier, sélectionnez l’option Télécharger et choisissez le document PDF.
Ressources gratuites pour vos PDF
Pour rendre vos PDF plus attrayants et intéressants et avoir une apparence plus professionnelle, vous pouvez trouver d’innombrables ressources sur Internet qui vous y aideront. Que vous ayez un budget important ou non, ces outils sont pour la plupart gratuits, ou proposent des options gratuites.
Ils s’adressent à tous types d’usages, comme Canva ou Venngage, avec des modèles décoratifs pour différents documents dans lesquels vous n’aurez qu’à insérer le contenu ; des banques d’images telles que Freepik ou Pixabay et les éditer comme PIXlr, ou Piktochart et Datawrapper pour créer des graphiques.
conclusion
Maintenant que vous savez ce qu’est un PDF et à quoi il sert, ainsi que toutes ses applications et le contenu qui peut être inclus, il ne vous reste plus qu’à la dernière étape : commencer à l’utiliser ! Commencez à créer tous types de documents avec une esthétique soignée et professionnelle et faciles à partager et à visualiser sur n’importe quel appareil électronique.
Qu’ils soient destinés à un usage personnel, éducatif ou professionnel, ce type de format élimine toutes les barrières des alternatives que l’on connaît déjà. N’oubliez pas de suivre toutes les étapes indiquées pour sa création et de compresser un PDF avant de l’envoyer ou de le télécharger. Donc tout sera avantages !